Onder welke voorwaarden kan de werkgever een algemene kostenvergoeding belastingvrij geven?

De werkgever en de werknemer dienen de algemene kostenvergoeding afzonderlijk af te spreken. Bovendien is het verstandig om vooraf een schriftelijke specificatie van de kostenvergoeding te maken. Hierbij dient te worden aangegeven hoe de kostenvergoeding is opgebouwd. Deze specificatie dient bewaard te worden bij de loonadministratie. Indien alle specifieke kostensoorten afzonderlijk belastingvrij kunnen worden vergoed (dat wil zeggen dat zowel de kostensoort als de hoogte van de vergoeding overeen komt met de bepalingen van de Wet op de Loonbelasting 1964), kan de algemene kostenvergoeding belastingvrij geschieden. In andere gevallen kan sprake zijn van (al dan niet gedeeltelijk) belastbaar loon. De bewijslast dat de algemene kostenvergoeding dient tot bestrijding van de door de werknemer te maken kosten rust op de werkgever.