Hoe kan carpooling (autoreisdelen) met een privé-auto worden vergoed?

Hier zijn twee situaties mogelijk:
  • Allereerst de situatie dat werknemers in hun eigen auto’s rijden en het carpoolen zelf hebben afgesproken. In dit geval kan aan werknemer de onbelaste maximale vergoeding van € 0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer worden betaald. Dit is een gerichte vrijstelling. De vergoeding moet dan wel worden aangewezen als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door deze in de administratie op te nemen als eindheffingsloon. De werknemer die moet omrijden om zijn collega’s op te halen, heeft geen recht op een vergoeding voor de omrijdkilometers. Hij carpoolt immers geheel op vrijwillige basis. Eventueel kunnen de betreffende werknemers onderling afspreken dat ze (een deel van) hun eigen reiskostenvergoeding afstaan aan degene die rijdt. Maar dat zullen ze privé moeten regelen; het blijft buiten de loonadministratie.
  • Als de werkgever het carpoolen organiseert mag aan de werknemer die moet omrijden om collega’s op te halen een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geven voor de omrijdkilometers. Daar staat tegenover dat de meerijdende collega’s helemaal geen recht hebben op een onbelaste reiskostenvergoeding. Voor hen is in dat geval sprake van vervoer vanwege de werkgever. Betaalt de werkgever daar toch een vergoeding voor, dan is dat gewoon belast loon (eventueel onder te brengen in de vrije ruimte voor vergoedingen en verstrekkingen). Als de werkgever het carpoolen zelf organiseert en regelt dat een werknemer een of meer collega's ophaalt, dan mogen de eventuele omrijkilometers ook onbelast worden vergoed (maximaal € 0,19 per kilometer). De meerijdende collega's mogen geen onbelaste vergoeding ontvangen.
Word pro

Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 208 vragen en antwoorden over Employee Benefits.