Op welke manier verloopt een leveranciersprestatiemeting?

Met een leveranciersprestatiemeting wordt beoordeeld of een leverancier aan zijn contractuele verplichting voldoet. Het meten van de prestaties van een leverancier is belangrijk, omdat u hierdoor weet of hetgeen overeengekomen is ook daadwerkelijk gepresteerd wordt. De leveranciersprestatiemeting resulteert in verbeterdoelen voor de prestaties en ontwikkeldoelen voor de toekomst.
Een leveranciersprestatiemeting verloopt volgens de volgende stappen:

1. Bepaal de inkooppakketten en bijbehorende leveranciers waarvoor een prestatiemeting wordt uitgevoerd;
2. Stel vast welke medewerkers uit de organisatie intensief betrokken zijn bij het bestellen, ontvangen en/of betalen van de producten en/of diensten. Deze medewerkers worden ook betrokken bij de meting;
3. Beoordeel de geleverde prestaties. Als gecoördineerd is ingekocht, dan speelt het inkoopteam naast de betrokken medewerkers een belangrijke rol. Beoordeel: (a) Kwaliteit van het product of dienst, (b) Levertijd en betrouwbaarheid, (c) Nakoming wettelijke regelgeving (bijvoorbeeld ten aanzien van Arbo-regels), (d) Binnengekomen klachten en (e) Klachtenafhandeling door de leverancier.
4. Beoordeel de prijs en facturering; raadpleeg hiervoor onder meer de financiële administratie: (a) Prijzen conform afspraak?, (b) Prijzen aanvullende werkzaamheden, (c) Jaarlijkse indexering, (d) Factuurfrequentie en fouten, (e) Marktconformiteit;
5. Verwerk de informatie in een rapportage en verzend deze naar de leverancier;
6. Plan een gesprek en bespreek de beoordeling. De leverancier reageert op de beoordeling;
7. Bespreek ontwikkelingen bij de leverancier en in de markt en beoordeel of en op welke wijze deze ontwikkelingen van invloed zijn op de relatie.
8. Maak gezamenlijk concrete afspraken voor verbeteringen;
9. Communiceer de resultaten met alle betrokkenen.