Is er een voorbeeld functieomschrijving te geven?

Een algemene functiebeschrijving voor de functie office manager zou er als volgt uit kunnen zien:

Doelstelling van de functie:
Het ondersteunen van het topmanagement in alle voorkomende processen.

Plaats in de organisatie:
Rapporterend, als staffunctie, aan de algemeen directeur.

Taken:

• Het direct aansturen van de receptie, telefoniste, catering en het secretariaat.
• Het vervullen van alle voorkomende secretariaatsfuncties voor de directie.
• Het inkopen van kantoorbenodigdheden.
• Het plannen en boeken van buitenlandse reizen.
• Het beheren van de geautomatiseerde officesystemen.
• De dagelijkse activiteiten rond gebouwbeheer en beveiliging in overleg met de verantwoordelijke directeur.
• De dagelijkse activiteiten rond werving & selectie van nieuwe medewerkers in overleg met de verantwoordelijke directeur.
• De coördinatie van de administratieve afwikkeling van (lease)auto’s.
• Het voorbereiden van de managementrapportage.
• De coördinatie en bewaking van arbozaken, assurantiën en juridische procedures.
• De coördinatie van publiciteitsplannen en de logistiek van operationele PR-activiteiten.

Verantwoordelijkheden:
Zelfstandig verantwoordelijk binnen de huisregels, het officebudget en de goedgekeurde werkplannen per aandachtgebied.

Bevoegdheden:

• Het plaatsen van bestelingen voor kantoorartikelen.
• Het reserveren van buitenlandse reizen.

Opleidingseisen:
HBO-office manager c.q. secretaresse+ of directiesecretaresse