Presentatie - Wat te doen?

Presenteren is spannend, dat vindt eigenlijk iedereen, ook geoefende sprekers. Enige plankenkoorts hoort er bij om tot een goede pres(en)tatie te komen die boeit, verrast én overtuigt.

Sommige mensen komen verbluffend goed over als ze presenteren. De toehoorders zijn geboeid en gaan ook nog doen wat de spreker van ze verwacht. Hoe doen ze dat? Presenteren is één van de belangrijkste soft skills: zonder goede presentatietechnieken gaat de boodschap die iemand wil overbrengen verloren. Goede sprekers maken gebruik van identieke technieken en hebben, voordat ze zo zeker voor een groep toehoorders staan, een pad gevolgd van geregeld oefenen. Presenteren is dan ook goed te leren door in de voorbereiding de volgende tips aan te houden:

A. Wees voorbereid
Zorg dat u weet waar u over praat en goed voorbereid het podium op gaat. Droog oefenen, bijvoorbeeld voor de spiegel, mag dan voor sommigen wat raar overkomen maar is wel dé manier om een presentatie voor te bereiden. Een goede voorbereiding vergroot het zelfvertrouwen en geeft ook de mogelijkheid om zwakke punten uit de presentatie te verbeteren. Daarom: oefen, oefen, oefen.

B. Ken uw publiek: what's in it for them?
Natuurlijk is uw eigen boodschap belangrijk, maar veel belangrijker daarbij is constant na te denken wat het publiek eraan heeft. Waarom zijn zij bij uw presentatie, wat kunnen zij ervan leren? Het benoemen van dit soort voordelen is belangrijk. Een goede presentator boeit, verrast, overtuigt, maar helpt boven alles het publiek. Als je mensen probeert te motiveren met een verhaal, moet je het publiek aanspreken op hun belang en passie.

Een voorbeeld:

William Clay ‘ Bill’ Ford is de achterkleinzoon van Henry Ford, de legendarische oprichter van het bedrijf. In 2000 stond hij aan het hoofd van de divisie zware vrachtwagens, een van de constant succesvolle winstcentra van het concern. Hij kende het bedrijf en zijn rol daarin. Hij kende ook de toekomst. Hij besefte dat de recordwinsten die Ford eind jaren 90 maakte, grotendeels te danken waren aan de lage benzineprijs en truck-achtige SUV’s en dat deze prijzen niet altijd zo laag zouden blijven. Al lang voordat markt zich plotseling ging richten op brandstofzuinigheid, wilde hij groene wagens bouwen, hybride auto’s die zuinig reden, zonder dat dit ten koste ging van de rijprestatie of veiligheid. Je zou dan ook verwachten dat Ford prima bij machte was om de markt te domineren. Dit was echter niet het geval. Toyota wel, met zijn trendy Prius. Hoe kan dit gebeuren? Bill had het juiste idee op het juiste moment, maar hij had het niet kunnen verkopen aan zijn eigen mensen.

Veel medewerkers van Ford zijn al generaties in dienst van het bedrijf en allemaal zijn ze gek op auto’s. De uitspraak van Bill Ford dat zijn generatie een eind zou maken aan de afhankelijkheid van benzinemotors werd niet enthousiast ontvangen, integendeel. De mensen die voor hem werkten wilde niet meewerken aan de einde van iets waar ze gek op waren. De feiten van Ford waren juist, maar hij verpakte ze in het verkeerde gevoel.

Wat zou er zijn gebeurd als Bill Ford niet de dood van de verbrandingsmotor had aangekondigd, maar iets had gezegd in de trant van; ‘Over 100 jaar wil ik dat onze kinderen in een spiksplinternieuwe Ford met ruim 300 km per uur volstrekt veilig op gecomputeriseerde snelwegen kunnen rijden. Als iedereen zijn steentje bijdraagt is dat te realiseren. Maar de olie raakt op, dus we moeten een andere manier vinden om die grote motoren aan te drijven. Zou dit verhaal beter hebben gewerkt? In elk geval niet slechter. 

C. Zorg voor een krachtige, persoonlijke, opening
Het is belangrijk het publiek direct te boeien en aan te spreken. Dat kan bijvoorbeeld met een grap, een mooi verhaal of een goede anekdote. Trek de aandacht en leg daarna uit wat de boodschap of het doel is. Toon passie voor het onderwerp, zodat uw enthousiasme aanstekelijk werkt. Passie is één van de sleutelfactoren van een goed verhaal. Als u uw publiek wilt grijpen moet u het dus persoonlijk maken en u niet verschuilen achter business jargon, hoe verleidelijk ook. Als het verhaal niks met u doet, waarom zou het uw publiek dan raken? Maak het dus persoonlijk. Zodra de toehoorders geboeid zijn, is de presentatie in feite al voor een groot deel geslaagd.
Maar: houd het evenwicht. U hoeft uw publiek niet te imponeren, uw visie op te dringen, uw gelijk te bewijzen. Gun anderen ‘gewoon’ een blik op uw ervaring en intellect.

D. Maak vergelijkingen en werk met 'de drieslag'
Er bestaat een aantal standaard technieken om presentaties krachtiger te maken. Vergelijkingen verlevendigen een presentatie en maken een verhaal bijzonder beeldend. Beeldspraak kan met name bij abstracte materie helpen om de boodschap makkelijker over te brengen.
De drieslag is een ander middel, dat zijn oorsprong kent in de Oudheid. Topsprekers als Barack Obama maken er bijvoorbeeld geregeld gebruik van. “They said this day would never come. They said our sights were set too high. They said this country was too divided."  Wil je iets bereiken, doe het dan in drie stappen. 

E. Breng structuur aan in de presentatie
Structuur is belangrijk voor uzelf, maar met name voor de toehoorders. Aan het begin van de presentatie laat u weten wat zij kunnen verwachten. Vertel vervolgens het verhaal en vat aan het einde nog eens samen. Wees niet bang om steeds op de structuur terug te vallen: het luistert heel prettig als iemand het idee heeft dat de spreker een hele duidelijke lijn aanhoudt. Daar hoort ook een strak tijdsschema bij: te laat komen is uiteraard uit den boze, maar ook te lang spreken is niet goed. Oefen met een stopwatch.

F. Houd het kort
Een goede spanningsboog is minstens zo belangrijk als een sterk verhaal. Presentaties waarbij de spreker alleen maar aan het woord is, verliezen hun effect. Door af en toe een korte stilte te laten vallen, benadrukt u niet alleen het belang van wat u vertelt, het geeft ook de kans om weer even na te denken over  wat u wilt gaat zeggen en dat goed te formuleren. Een publiek vindt een korte stilte tussendoor prettig om de boodschap te kunnen verwerken. Mensen kunnen slechts een beperkte hoeveelheid informatie onthouden. Wees niet langdradig. Less is more: focus op de hoofdzaken.

G. Kijk het publiek aan
Ga nooit, nee nooit, met uw rug naar het publiek staan. Om het publiek ook echt aan te kunnen spreken, is oogcontact essentieel. Bij kleinere groepen kunt u iedereen ook echt aankijken, steeds voor een aantal seconden per individu. Bij grotere zalen beweegt uw het hoofd steeds naar een ander deel van de zaal. U kunt steun zoeken bij mensen die goedkeuring en zelfvertrouwen uitstralen. Vermijd contact met toehoorders die zich kritisch of ongeïnteresseerd opstellen.

H. Audiovisuele middelen zijn ondersteunend
Een goede presentatie bestaat uit verschillende elementen, in elk geval horen én zien. Audiovisuele middelen kunnen ondersteunen maar moeten maximaal ondersteunend zijn, zeker niet leidend. Een Powerpoint/Slideshare met teveel informatie zorgt ervoor dat het publiek vooral op het scherm kijkt en niet naar het verhaal luistert. Daarbij is er niets erger dan een haperende laptop, een beamer die niet functioneert of een storende microfoon. Ga altijd van het noodscenario uit, waarbij u zonder enig hulpmiddel toch een boeiend relaas kunt houden. 

I. Wees niet bang voor vragen
Zelf aan het roer zijn en de structuur van een presentatie bewaken is belangrijk, maar dat betekent zeker niet dat er geen ruimte is voor vragen. Wees daar niet bang voor, en benut vragen zo goed mogelijk. Wanneer ze direct te beantwoorden zijn en zodoende kunnen bijdragen aan het verhaal, antwoordt u direct. Gaan ze over een ander onderwerp, stel dan voor ze na afloop te beantwoorden.

Nodig uit om vragen te stellen: 'Welke vragen kan ik beantwoorden', in plaats van: 'Zijn er nog vragen?'

En: wees bewust van de nieuwsgierigheid van mensen en voel u niet persoonlijk aangevallen wanneer mensen u bestoken met kritiek. Luister vooral naar de verhalen en emotie achter de vragen die u worden gesteld. Reageert met humor en niet alleen met feiten, maar ook met de emoties eromheen.

J. Sluit sterk af
Het belang van een goede opening wordt algemeen erkend, maar een sterk einde is minstens zo belangrijk en wordt vaak vergeten. Het einde bestaat niet alleen uit een samenvatting, waarmee je de belangrijkste boodschap uit het verhaal herhaalt. Wanneer een verrassend slot zorgt voor discussie, zal niemand zich een eventuele fout herinneren die eerder gemaakt is. 
Verpak je presentatie in één krachtige en gemakkelijke te onthouden zin. Volgens politiek speechschrijver William Safire is de kern van iedere goede politieke toespraak één uitzonderlijke gedenkwaardige zin waarin in eenvoudige bewoordingen alles is vervat dat men met de toespraak wil overbrengen. Wie zou zich de inaugurele rede van Kennedy herinneren zonder ‘Vraag niet wat je land voor jou kan doen, vraag wat jij voor het land kunt doen.’
Word pro

Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 15 vragen en antwoorden over Presenteren.