Hoe moet een strategisch werkconferentie worden voorbereid?
Daarvoor gelden de volgende tien punten:
- Zorgvuldige voorbereiding: selectie van deelnemers, selectie van thema’s, planning van follow–up, etc.;
- Tijd en locatie: de werkconferentie moet op een zodanig tijdstip en zodanige plaats gehouden worden dat de deelnemers zich volledig op de discussie kunnen voorbereiden en concentreren en andere agendapunten niet mentaal in de weg zitten.
- Leesmateriaal: deelnemers moeten enkele weken van tevoren rapporten krijgen over ontwikkelingen in de markt, de positie van de onderneming, algemene achtergrondliteratuur.
- Trend onderzoek: vaak kan dit ingekocht worden, vermeden moet worden dat deelnemers hip shooting ontwikkelingen benoemen.
- Structurering van het programma: de werkzaamheden en tijdsindeling van de werkconferentie moeten van tevoren gestructureerd worden, waarbij er een balans wordt gezocht tussen vrije, verkennende discussie en gestructureerde discussie, convergerend naar conclusies en keuzes.
- Moderator van de discussie: dit kan een externe zijn, maar ook heel goed de voorzitter van de onderneming. De moderator dient te waken voor een aantal spelregels in de discussie, time management e.d. Separaat wordt als regel iemand aangewezen die aantekening houdt van de discussie
- Keuze van fysieke hulpmiddelen: dit kan variëren van geen hulpmiddelen, meta-plan borden, tot discussies via een computernetwerk met projectieschermen.
- Keuze van mentale hulpmiddelen: om te voorkomen dat deelnemers in hun eigen kringetje blijven ronddraaien.
- Globaal of specifiek: per type werkconferentie moet duidelijk gemaakt worden of de discussie in globale termen gevoerd gaat worden. In het bijzonder geldt dit voor de verkennende werkconferentie. Voorbeeld globaal: moeten we al of niet internationaliseren. Voorbeeld specifiek: hoe het marktaandeel in land X binnen twee jaar te verhogen van p naar q.
- Actieplan: een werkconferentie wordt steeds afgesloten met een plan wie wat wanneer gaat uitwerken of implementeren.
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 254 vragen en antwoorden over Strategisch management.