Checklist Personeelsdossier

Een personeelsdossier bestaat over het algemeen uit meerdere dossiers:

1. een individueel dossier,
2. een salarisdossier en
3. een collectief dossier

Het individuele dossier bevat de volgende gegevens:
1. een 'stamkaart' met de volgende data:

• functie
• voor- en achternaam
• voorletters
• geslacht
• geboortedatum
• adres
• telefoonnummer
• nationaliteit
• geboorteplaats
• datum van indiensttreding
• functiegeschiedenis binnen de organisatie
• burgerlijke staat
• bank- of gironummer
• BSN BurgerServicenummer (eerder: 'sofinummer')

2. kopie van paspoort en diploma’s (NB: zelf kopiëren). Van het paspoort moet ook de achterzijde worden gekopieerd en bewaard worden omdat daar het Burgerservicenummer (BSN) wordt vermeld;
3. eventueel bewijs van goed gedrag
4. eventueel werkvergunning
5. tabblad ‘arbeidsovereenkomst’:

• de arbeidsovereenkomst
• de aanvullende arbeidsvoorwaarden (inclusief vakantie- en verlofregeling)
• sollicitatiebrief
• aanstellingsbrief
• eventuele aanvullingen / wijzigingen

6. tabblad ‘functioneren, loopbaan en opleidingen’:

• functieomschrijving
• gespreksverslagen
• promotie
• demotie
• persoonlijk ontwikkeling plan
• opleidingsplan
• officiële berispingen

7. tabblad ‘ financiële gegevens’:

• pensioenvoorziening
•  (in dit kader trouw- en geboortekaarten bewaren)

Het salarisdossier, dat over het algemeen in het personeelsinformatiesysteem is opgeslagen, bevat onder meer de volgende gegevens:

• salaris
• werknemersverklaring
• toeslagen
• loonbelasting
• rekeningnummer
• BSN BurgerServicenummer (eerder: 'sofinummer')
• pensioengegevens
• verzekeringen
• kopieën salarisstroken
• jaaropgave
• secundaire/tertiaire voorwaarden (w.o.kinderopvang, telefoon, PC)
• autoregeling
• eventuele loonbeslagen
• eventuele bedrijfsleningen

Advies
Het is raadzaam om het salarisdossier apart te houden. Vooral voor de correspondentie met de belastingdienst is een goed salarisdossier belangrijk.

Het collectief dossier, met niet-privacy gevoelige gegevens van alle werknemers
Het gaat hierbij om:

• ziek- en herstelmeldingen
• kopieën van stamkaarten
• vakantiekaarten
• correspondentie, bijvoorbeeld over een ziektemelding van een medewerker, met de uitvoeringsinstelling, de Arbodienst en met de medewerker zelf. (Voor zover privacygevoelig, moet het in het individuele dossier worden opgenomen).

Algemeen
Behalve dat de inhoud van de personeelsdossiers op orde moet zijn, is nog een aantal zaken van belang:

1. De manier waarop met de personeelsdossiers wordt omgegaan is belangrijk. Bepaalde gegevens zijn privacygevoelig. Zodoende dienen alleen de direct leidinggevende, de eigen personeelsfunctionaris en de medewerker zelf toegang tot het dossier te hebben. Papieren dossiers moeten achter slot en grendel bewaard worden en digitale dossiers moeten een wachtwoord hebben.
2. Bij conflicten is de inhoud van het dossier alleen relevant als de werkgever kan aantonen dat de werknemer over dezelfde documenten beschikt. Dat bereikt u door documenten door de werknemer voor gezien te laten ondertekenen of deze aangetekend op te sturen.
3. In het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens is van belang dat de gegevens slechts gebruikt worden waar ze voor bedoeld zijn.
4. Voor de stamkaart en de salarisadministratie bestaat een bewaarplicht van zeven jaar. De overige gegevens kunnen het beste vijf jaar (ook na uitdiensttreding) bewaard worden.
5. Personeel dat in loondienst is, dient gemeld te worden bij het UWV, de Belastingdienst, en evt. een Arbo-dienst en Ziektekostenverzekeraar. De informatie die wordt verstrekt, hoort in het personeelsdossier of bij de salarisadministratie thuis.