Wat moet ik eenmalig doen om mijn mail te structureren?

Begin met een structuur aan te brengen. Dit een eenmalige actie, het kost dan ook even tijd, maar dit verdient u later ruimschoots terug.

1. Zorg dat uw e-mailcontacten up-to-date zijn. Verwijder oude mailadressen uit uw adresboek(en).

2. Zet e-mailmeldingen uit.

3. Zorg voor een goede mappenstructuur: dat kost even wat tijd, maar u heeft er daarna elke dag voordeel van

Voorbeeld van een handige mappenstructuur:

• Later Lezen: interessant artikelen, Google alerts, nieuwsbrieven. Op een rustig moment kunt door deze map lopen en de interessantste informatie lezen.
• Prospects: hier komen de e-mailcorrespondenties met potentiële klanten en partners. Maak per klant een subfolder.
• Vandaag: hier komen e-mails die vandaag uw aandacht nodig hebben en niet tot een later moment kunnen wachten.
• Vergaderingen: e-mails en correspondentie over vergaderingen en bijeenkomsten.
• Klanten: per klant een subfolder voor de correspondentie over de lopende projecten.
• Praktisch: bonnetjes, reisschema's, informatie over hoe u een teleconferentie houdt, informatie opslaat in de cloud etc.
• Overig: voor e-mails die u nergens anders kwijt kunt. Probeer hier zo min mogelijk e-mails in te verzamelen!

4. Grote achterstand in het wegwerken van mail? Verplaats alle e-mail naar een map Archief, zodat u met een schone lei kunt beginnen. Besteed elke dag 20 minuten aan het juist archiveren van e-mails uit de Archief-map, zodat deze uiteindelijk ook leeg is.