Wat te doen als de factuur toch niet wordt betaald?
De procedure is als volgt:
U beoordeelt welke termijn voor de betalingsherinnering reëel is.
Een zo kort mogelijke termijn heeft de voorkeur. Uw debiteur kan een ruime termijn opvatten als een vrijbrief om uw facturen in het vervolg veel later te betalen. Is uw reguliere betaaltermijn bijvoorbeeld 14 dagen, dan ligt het niet voor de hand nog eens 14 dagen uitstel te verlenen. In de praktijk is gebleken dat een strikt aanmaningsbeleid en snelle incasso de kans op betaling verhoogt.
In de eerste plaats attendeert u uw (zakelijke) debiteur op een vriendelijke manier aan het feit dat de betalingstermijn is verstreken en u verzoekt deze om alsnog op korte termijn te zorgen voor de betaling. Vermeldt daarbij nog eens het factuurnummer, -datum, vervaldatum en bedrag.
In de regel verstuurt u 2 dagen na afloop van de betalingstermijn een herinnering. U geeft daarmee een duidelijk signaal af dat u vasthoudt aan de betalingstermijn.
Verzendt u deze eerder, dan loopt u het risico dat het de betaling doorkruist, wat onnodig werk en irritatie bij de debiteur kan geven. Doet u het echter veel later, dan komt er niet veel van de bedoelde signaalfunctie terecht.
U kunt echter wel tijdens een zogenaamde service call enkele dagen voor de vervaldatum van de factuur informeren of de factuur is ontvangen en wanneer betaling zal plaatsvinden. Hiermee kunt u eventuele klachten en daardoor betalingsvertraging ondervangen. Wees er op bedacht dat sommige debiteuren zeer creatief zijn in het aanvoeren van redenen om niet te betalen*.
Na de herinnering
Als ook na de betalingsherinnering de betaling uitblijft, dan kunt u 2 vervolgstappen zetten:
U belt uw debiteur met het doel om een duidelijke afspraak te maken over de datum waarop de debiteur alsnog betaalt. Dit is vaak effectief. Pas wel op voor smoezen en vage toezeggingen. Als blijkt dat de debiteur betalingsproblemen heeft, spreek dan eventueel een betalingsregeling af, met een zeer korte termijn voor de eerste betaling. Bevestig deze regeling ook schriftelijk of per e-mail. Vermeldt daarin ook dat de regeling vervalt indien de eerste betaling niet wordt nagekomen en dat de vordering in dat geval direct volledig opeisbaar is.(Voordeel van het telefonisch contact is ook dat u zo mogelijk geen aanmaning hoeft te sturen en dat daardoor de relatie met uw debiteur niet onnodig onder druk wordt gezet.)
U stuurt een aanmaning of in gebreke stelling. Dit biedt een allerlaatste mogelijkheid tot betalen voordat de vordering voor incasso uit handen wordt gegeven. Ook waarschuwt u de debiteur voor de gevolgen van niet-betaling, zoals de incassokosten en de berekening van rente.
Wanneer er na de herinnering nog geen betaling plaatsvindt binnen de gestelde termijn, kunt u er dus voor kiezen om nogmaals een herinnering te versturen, of de debiteur in gebreke te stellen. Na een ingebreke stelling bent u in de mogelijkheid om de factuur uit handen te geven aan een derde partij, zoals bijvoorbeeld een incassobureau of een deurwaarder.
Aanmaning
De aanmaning of in gebreke stelling verzendt u als betaling uitblijft ondanks de verzonden betalingsherinnering en/of eventueel telefonisch contact met de debiteur. De aanmaning wordt idealiter 2 dagen na afloop van de betalingstermijn, die is genoemd in de betalingsherinnering, verzonden. In de aanmaning vermeldt u een 'nieuwe' betalingstermijn van enkele dagen. Ook geeft u aan wanneer de betalingsherinnering is verzonden, en om welke factuurgegevens het gaat. Voeg deze documenten bij.
Tot slot geeft u aan dat u de vordering ter incasso uit handen wordt gegeven, en dat er in dat geval aanspraak wordt gemaakt op incassokosten en vergoeding van de verschuldigde rente. U verzendt de aanmaning of in gebreke stelling zowel per post als per fax/e-mail.
U bent niet verplicht om de aanmaning aangetekend te verzenden. Maar natuurlijk is het zo dat een incassobureau het meest gebaat is bij een zorgvuldig opgebouwd dossier. Aangetekende aanmaningen zorgen er in elk geval voor een sterkere zaak in juridische procedures. Het voorspelbare weerwoord van menig dubieus debiteur dat een aanmaning nooit ontvangen is, leidt tot irritatie en tijdverlies. Bij grote vorderingen is het natuurlijk altijd raadzaam correspondentie aangetekend te versturen.
Incassoprocedure
Na het versturen van de betalingsherinnering, eventueel een telefoongesprek met de debiteur en de aanmaning of in gebreke stelling heeft u redelijkerwijs gedaan wat verwacht mag worden om een openstaande factuur alsnog betaald te krijgen. In dit stadium kunt u eventueel verplichtingen aan de debiteur opschorten. U moet de debiteur hierover wel schriftelijk inlichten.
U kunt een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of incasso-advocaat inschakelen voor het incasseren van uw vordering(en).
U beoordeelt welke termijn voor de betalingsherinnering reëel is.
Een zo kort mogelijke termijn heeft de voorkeur. Uw debiteur kan een ruime termijn opvatten als een vrijbrief om uw facturen in het vervolg veel later te betalen. Is uw reguliere betaaltermijn bijvoorbeeld 14 dagen, dan ligt het niet voor de hand nog eens 14 dagen uitstel te verlenen. In de praktijk is gebleken dat een strikt aanmaningsbeleid en snelle incasso de kans op betaling verhoogt.
In de eerste plaats attendeert u uw (zakelijke) debiteur op een vriendelijke manier aan het feit dat de betalingstermijn is verstreken en u verzoekt deze om alsnog op korte termijn te zorgen voor de betaling. Vermeldt daarbij nog eens het factuurnummer, -datum, vervaldatum en bedrag.
In de regel verstuurt u 2 dagen na afloop van de betalingstermijn een herinnering. U geeft daarmee een duidelijk signaal af dat u vasthoudt aan de betalingstermijn.
Verzendt u deze eerder, dan loopt u het risico dat het de betaling doorkruist, wat onnodig werk en irritatie bij de debiteur kan geven. Doet u het echter veel later, dan komt er niet veel van de bedoelde signaalfunctie terecht.
U kunt echter wel tijdens een zogenaamde service call enkele dagen voor de vervaldatum van de factuur informeren of de factuur is ontvangen en wanneer betaling zal plaatsvinden. Hiermee kunt u eventuele klachten en daardoor betalingsvertraging ondervangen. Wees er op bedacht dat sommige debiteuren zeer creatief zijn in het aanvoeren van redenen om niet te betalen*.
Na de herinnering
Als ook na de betalingsherinnering de betaling uitblijft, dan kunt u 2 vervolgstappen zetten:
U belt uw debiteur met het doel om een duidelijke afspraak te maken over de datum waarop de debiteur alsnog betaalt. Dit is vaak effectief. Pas wel op voor smoezen en vage toezeggingen. Als blijkt dat de debiteur betalingsproblemen heeft, spreek dan eventueel een betalingsregeling af, met een zeer korte termijn voor de eerste betaling. Bevestig deze regeling ook schriftelijk of per e-mail. Vermeldt daarin ook dat de regeling vervalt indien de eerste betaling niet wordt nagekomen en dat de vordering in dat geval direct volledig opeisbaar is.(Voordeel van het telefonisch contact is ook dat u zo mogelijk geen aanmaning hoeft te sturen en dat daardoor de relatie met uw debiteur niet onnodig onder druk wordt gezet.)
U stuurt een aanmaning of in gebreke stelling. Dit biedt een allerlaatste mogelijkheid tot betalen voordat de vordering voor incasso uit handen wordt gegeven. Ook waarschuwt u de debiteur voor de gevolgen van niet-betaling, zoals de incassokosten en de berekening van rente.
Wanneer er na de herinnering nog geen betaling plaatsvindt binnen de gestelde termijn, kunt u er dus voor kiezen om nogmaals een herinnering te versturen, of de debiteur in gebreke te stellen. Na een ingebreke stelling bent u in de mogelijkheid om de factuur uit handen te geven aan een derde partij, zoals bijvoorbeeld een incassobureau of een deurwaarder.
Aanmaning
De aanmaning of in gebreke stelling verzendt u als betaling uitblijft ondanks de verzonden betalingsherinnering en/of eventueel telefonisch contact met de debiteur. De aanmaning wordt idealiter 2 dagen na afloop van de betalingstermijn, die is genoemd in de betalingsherinnering, verzonden. In de aanmaning vermeldt u een 'nieuwe' betalingstermijn van enkele dagen. Ook geeft u aan wanneer de betalingsherinnering is verzonden, en om welke factuurgegevens het gaat. Voeg deze documenten bij.
Tot slot geeft u aan dat u de vordering ter incasso uit handen wordt gegeven, en dat er in dat geval aanspraak wordt gemaakt op incassokosten en vergoeding van de verschuldigde rente. U verzendt de aanmaning of in gebreke stelling zowel per post als per fax/e-mail.
U bent niet verplicht om de aanmaning aangetekend te verzenden. Maar natuurlijk is het zo dat een incassobureau het meest gebaat is bij een zorgvuldig opgebouwd dossier. Aangetekende aanmaningen zorgen er in elk geval voor een sterkere zaak in juridische procedures. Het voorspelbare weerwoord van menig dubieus debiteur dat een aanmaning nooit ontvangen is, leidt tot irritatie en tijdverlies. Bij grote vorderingen is het natuurlijk altijd raadzaam correspondentie aangetekend te versturen.
Incassoprocedure
Na het versturen van de betalingsherinnering, eventueel een telefoongesprek met de debiteur en de aanmaning of in gebreke stelling heeft u redelijkerwijs gedaan wat verwacht mag worden om een openstaande factuur alsnog betaald te krijgen. In dit stadium kunt u eventueel verplichtingen aan de debiteur opschorten. U moet de debiteur hierover wel schriftelijk inlichten.
U kunt een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of incasso-advocaat inschakelen voor het incasseren van uw vordering(en).
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 9 vragen en antwoorden over Een factuur betaald krijgen.