Welke regels gelden er voor het gebruik van foto's van medewerkers?

Veel organisaties gebruiken foto’s van werknemers, bijvoorbeeld voor een smoelenboek op intranet. Ook onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is daarvoor toestemming nodig. Als de verwerking van een persoonsgegeven niet strikt noodzakelijk is, moet de werkgever expliciet om toestemming vragen aan werknemers. Dit is bij een smoelenboek het geval. De AVG stelt diverse eisen aan de goedkeuring. De werkgever mag niet te snel aannemen dat er sprake is van toestemming. De werknemer moet goed weten waar hij precies toestemming voor geeft. Daarvoor is het belangrijk dat de werkgever de werknemer in duidelijke en eenvoudige taal informeert. De organisatie moet kunnen bewijzen dat de werknemer een geldige toestemming heeft gegeven voor de specifieke situatie (in dit geval de foto op intranet). Bij het verzoek om goedkeuring behoort de werkgever aan te geven dat de werknemer zijn goedkeuring op elk moment weer kan intrekken. Uiteraard is het ook verplicht om het beeldmateriaal goed te beschermen.