Wat zijn intermediaire kosten?

Intermediaire kosten zijn kosten die bij de werkgever thuishoren en die de werknemer heeft voorgeschoten. Bij intermediaire kosten geeft de werkgever aan de werknemer opdracht om namens en voor rekening van de inhoudingsplichtige uitgaven te doen. Het initiatief tot het maken van de kosten ligt in zo’n situatie dus bij de werkgever. De wetgever vond het niet nodig een definitie van het begrip ‘intermediaire kosten’ in de wet op te nemen. Er is dus geen definitie, maar er is wel een omschrijving van intermediaire kosten. Het gaat dan om:

• de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;
• kosten die worden gemaakt voor zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld);
• kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en niet in verband met het functioneren van de werknemer).

Voorbeeld van intermediaire kosten zijn: een werknemer betaalt rechtstreeks aan de leverancier de daar door de werkgever bestelde laptop. De werkgever betaalt vervolgens het bedrag dat de werknemer heeft voorgeschoten terug en stelt de notebook ter beschikking aan deze werknemer. De werkgever is dus eigenaar geworden van de notebook en de werknemer krijgt deze in bruikleen. De vergoeding van de rekening van de leverancier aan de werknemer is een vergoeding van intermediaire kosten en dus belastingvrij (het gaat hier om feitelijk een debiteur-crediteurverhouding). De terbeschikkingstelling van de notebook is loon in natura (een werkplekvoorziening). Dit is alleen belastingvrij mogelijk bij een zakelijk gebruik van 90% of meer.
Ander voorbeeld: de werknemer koopt voor een presentie bij een klant een set markeerstiften en een fles wijn voor de klant. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een intermediaire vergoeding. Dat geldt ook voor de vergoeding voor de fles wijn, want vergoedingen voor kosten die de werknemer maakt voor een externe representatie of voor relatiegeschenken voor externe relaties en klanten van het bedrijf, zijn intermediaire vergoedingen en dus belastingvrij.